Cara Merekam Video Packing untuk Bukti Komplain

Komplain barang kurang, salah kirim, atau paket kosong biasanya datang dengan foto atau video dari pembeli. Tanpa catatan dari sisimu, yang tersisa hanya kata pembeli melawan katamu.

Rekaman proses packing memperlihatkan barang apa yang masuk ke paket, berapa jumlahnya, dan bagaimana paket ditutup. Keputusan akhir sebuah komplain tetap ada di tangan marketplace, tapi rekaman yang jelas memberimu bukti untuk ditunjukkan, bukan sekadar pembelaan.

Marketplace pun menganggapnya penting. Pusat bantuan Tokopedia, misalnya, menyebut dokumentasi kemasan dan kondisi produk sebelum dikirim bisa berupa foto atau video lengkap dari ponsel, atau rekaman CCTV di tempat pengemasan (Pusat Resolusi Tokopedia (buka di tab baru)).

• Kamera tetap di satu posisi, menghadap meja dari atas atau serong atas. Kamera yang dipegang cenderung goyang dan kehilangan bagian penting.
• Seluruh area kerja masuk gambar: tempat barang diletakkan, kotak atau plastiknya, dan tempat paket ditutup.
• Cahaya merata, dari atas atau samping, bukan dari belakang barang. Waspadai pantulan di plastik atau lakban yang membuat tulisan tidak terbaca.
• Uji dulu sekali. Rekam satu paket percobaan, putar ulang, lalu cek: apakah nomor resi terbaca dan varian barang bisa dibedakan? Kalau belum, dekatkan kamera atau perbaiki cahayanya.

Rekam satu paket dalam satu rekaman, tanpa jeda dan tanpa disambung. Urutannya:

1. Tunjukkan resi atau label pengiriman ke kamera sampai nomornya terbaca.
2. Tunjukkan tiap barang sebelum masuk: jenis, varian (warna atau ukuran), jumlah, dan kondisinya.
3. Masukkan barang satu per satu, termasuk bonus, nota, dan bahan pelindung seperti bubble wrap.
4. Tutup dan segel paket di depan kamera.
5. Tunjukkan paket yang sudah tertutup dengan label menempel, lalu hentikan rekaman.

Urutan ini sejalan dengan yang ditulis Shopee di pusat bantuan Shopee Singapura: video yang efektif memperlihatkan barang sebelum dikemas, bahan pelindung dan tanda khusus yang dipakai, serta kemasan akhir dengan nomor resi yang terlihat (Shopee Singapura (buka di tab baru)).

• Rekaman terpotong atau disambung. Jeda di tengah membuka pertanyaan tentang apa yang terjadi saat kamera mati.
• Resi tidak terbaca karena terlalu jauh, buram, atau silau.
• Barang tertutup tangan atau badan saat dimasukkan, sehingga jumlahnya tidak bisa dihitung dari video.
• Beberapa paket dalam satu video, tanpa jelas barang mana masuk ke resi mana.
• Jam perangkat salah, sehingga waktu rekaman tidak cocok dengan waktu pesanan dikemas.
• File sulit dicari. Nama file acak berarti kamu harus menonton puluhan video untuk menemukan satu paket.
• Video sudah terhapus saat komplain datang, karena memori penuh atau dibersihkan terlalu cepat.

Tidak ada aturan marketplace yang menetapkan berapa lama penjual harus menyimpan video packing. Patokan yang aman: simpan sampai masa komplain dan pengembalian pesanan itu lewat, lalu beri cadangan untuk proses banding yang berjalan lebih lama. Untuk barang bernilai tinggi, simpan lebih lama lagi.

Supaya mudah ditemukan, beri nama atau tanda pada tiap video dengan nomor resinya. Saat komplain datang, nomor resi adalah hal pertama yang kamu pegang.

Palka merekam dari kamera laptop atau HP lewat browser. Scan resi paketnya (pakai scanner, HP sebagai scanner, atau ketik nomornya), kemas di depan kamera, lalu klik Stop & simpan. Videonya tersimpan dengan nomor resi itu dan menempel ke pesanan yang resinya sama.

Untuk pesanan berisi beberapa jenis barang, kolom Cek barang mencocokkan tiap barang yang di-scan dengan isi pesanan, jadi salah ambil barang ketahuan sebelum paket ditutup. Langkah lengkapnya ada di panduan merekam video packing.